Estrutura de Gestão

Vilaj Vilaj é um programa humanitário baseado em uma sólida filosofia de cooperação, lealdade e apoio mútuo; enquanto vários parceiros interagem en várias fases do projeto, quer-se manter um certo nível de liderança. Por isso, é importante implementar uma estrutura de gestão eficaz, que reflete esta dualidade e mantém as funções básicas essenciais para o sucesso: uma direção o, um plano de trabalho geral, um mecanismo de gestão e controlo interno, e uma boa estratégia de comunicação. Dado que o programa é multi-funcional e envolve associações estrangeiras, a sua estrutura deve ser flexível para permitir a contribuição de todos os diferentes atores. A estrutura de gestão Vilaj Vilaj deve ser composta de jeito que que os papéis e as responsabilidades representem os diferentes interesses envolvidos no programa e no projetos que resultarão dele.

O programa irá adoptar uma estratégia de gestão híbrida; tanto o foco hierárquical quanto o foco funcional deveriam permitir que os administradores monitorem vários parâmetros de desempenho e associem-se com especialistas estrangeiros para realizar tarefas específicas. Nosso objetivo final é obter os melhores resultados qualitativos e quantitativos possíveis para a medição de indicadores de desempenho relevante e a tomada de decisão. Esta abordagem foi testada com sucesso em vários programas similares.

Assim, no âmbito da estratégia de gestão proposto acima, ficamos com um organograma Vilaj Vilaj de gestão e tomada de decisão consistindo essencialmente de três (3) entidades principais: o Conselho de Administração (C.A.), a Direção-Geral (D.G.) e o Comitê de Direção (C.D.).

O Conselho de Administração (C.A.)

Vilaj Vilaj é uma entidade jurídica regida pela lei através da qual opera a organização e realizarão se várias ações judiciais. O Conselho de Administração (C.A.) é o principal dos seus órgãos internos; duas missões lhe são atribuídas: primeiro, a gestão da organização (função interna), e também, a representação dela vis-à-vis terceiros (papel fora).

O C.A. é composto por um máximo de 7 (sete) membros (pessoas físicas ou jurídicas) designados pela Assembléia Geral. Deve executar a política e assegurar a aplicação correcta do mandato dela. Os artigos da organização confirmam a lista anual dos membros oficiais, cuja soma precisa obrigatoriamente ser ímpar para evitar um impasse no voto. Em caso de empate, o voto do Presidente será decisivo.

Papéis e Responsabilidades do C. A.

O C.A. é principalmente dedicado à gestão das atividades da organização e à representação dela em documentos judiciais e extrajudiciais. As duas principais funções dele são de natureza administrativas e representativas.


O Papel Administrativo

As linhas de gestão principais do programa Vilaj Vilaj ficam na responsabilidade do C.A. Isso inclui todas as tarefas diárias: organizar as atividades da organização, a gestão de pessoal e/ou voluntários, o pedido de subvenções e/ou outros fundos e, manter as relações com as autoridades públicas, os fornecedores, destinatários de serviços e outros parceiros. Além disso, o C.A. deve assegurar que sejam respeitadas, em geral, as várias leis e requisitos legais em vigor.

Internamente, o C.A. é o único responsável por:

• Gestionar os negócios da Organização (de acordo com a orientação da gerência sênior);
• Convocar a Assembléia Geral (de acordo com as leis e os regulamentos relevante);
• Levar as propostas assinadas pelos membros do C.A. à agenda da Assembléia Geral (de acordo com a última lista anual dos membros oficiais);
• Receber a demissão dos membros do C.A.;
• Manter o registo dos membros do C.A.;
• Apresentar anualmente as contas do ano passado e o próximo orçamento à Assembléia Geral;
• Arquivar certos atos na corte de jurisdição competente (de acordo com a ley);

O Papel Representativo

O C.A. representa a organização em relação com os terceiros. A aplicação literal do poder de representação não implica necessariamente que o C.A. inteiro deve estar presentes para assinar os documentos oficiais da organização ou para impor suas decisões. Para evitar essas situações impraticável, os membros podem confiar o poder de representação da associação a um diretor ou um outro sócio terceiro. Em geral, esse representante designado é também eleito presidente do C.A.

Finalmente, o C.A. recebe e aprova o programa anual e permite a execução de seus planos de aplicação e de trabalho. O C.A. sempre precisa trabalhar em conjunto: um diretor de si mesmo não tem poder de decisão, a menos que certos mandatos têm sido especificamente delegados a ele na Assembléia Geral.

Frequência das reuniões: o C.A. se reúne pelo menos uma vez por ano e/ou durante sessões extraordinárias quando seja necessário.

A Direção-Geral (D.G.)

A Dirección Geral (D.G.) representa a instância primária da execução, da implementação e do monitoramento do programa. É a entitade responsável por ​​estabelecer, definir e implementar os objetivos e a estratégia da Organização. A D.G. reúne sob a sua liderança: o Diretor Administrativo, o Diretor Financeiro, o Diretor das Operações, o Diretor dos Recursos Humanos, o Departamento de Comunicações e Relações Públicas, a Coordenação Geral do Projeto (*), a Coordenação do Monitoramento e da Avaliação e, diversas outras sub-entidades envolvidas na implementação efetiva da missão e dos projetos da Organização.

Papéis e Responsabilidades da Direcção-Geral

A D.G. especifica de forma concreta o método de execução do programa; ela organiza os mandados de execução e as orientações gerais aprovadas na assembleia geral pelo C.A.. A D.G. garante o desempenho global do programa nos níveis institucional e operacional. Ela pode também contar com o apoio de pessoal especializado das agências parceiras e/ou outros especialistas externos autorizados pelo C.A.


Funções específicas

• Preparar o plano do funcionamento geral da implementação do programa;
• Desenvolver os procedimentos e o manual de gestão;
• Examinar os programas anuais de trabalho e o monitoramento do orçamento;
• Procurar as atividades mensais;
• Avaliar os resultados preliminares e os problemas encontrados durante a implementação;
• Elaborar propostas de estratégias, objetivos e mudanças no programa e submetê-os ao CA;
• Supervisão das sucursais e divisões;
• Desenvolvimento de relatórios administrativos e financeiros;
• Elaboração do relatório sobre os resultados financeiros do programa;

Freqüência das Reuniões: A D.G. reúne-se pelo menos uma vez por mês e/ou em reuniões extraordinárias quando seja necessário

(*) A Coordenação Geral (C.G.) gerencia projetos de construção de várias aldeias planejada - o objetivo principal da Organização - e é o braço técnico do programa o mais popular e o mais ativo. A C.G. inclui uma série de unidades técnicas e administrativas para cumprir o seu mandato.

O Comitê de Direção (C.D.)

O Comitê de Direção (C.D.) é composto por representantes de todos os parceiros e as as agências envolvidos no programa. Os parceiros preferenciais e os representantes da D.G. e do C.A. participam ao C.D. em uma base contínua; peritos externos e representantes locais participam também no desenvolvimento de projetos. O C.D. apoia a D.G. com suas recomendações e sugestões e reflete a diversidade dos atores direta ou indiretamente afetados pelo programa. Sua composição final e seu modo de operação serão determinados em grande parte pela elaboração dos procedimentos e do Manual de Gestão; prodrían ser modificado à medida que o programa avançar e se desenvolver as parcerias.

Papéis e Responsabilidades

O C.D. tem um papel consultivo na D.G. Seu objetivo é promover as consultas públicas, a troca de informações e idéias e o debate sobre questões de interesse comum relacionadas com o programa. No entanto, dependendo da função, da importância e da natureza do acordo de parceria, alguns parceiros realizarão funções prioritárias (solicitação e planejamento de reuniões, elaboração de relatórios, recomendações à D.G., etc.). e ir sentar-se no C.D. permanentemente. Como muitos outros aspectos do programa, os papéis e as responsabilidades dos membros deverão ser determinada com maior precisão na fase da implementação; vários outros parceiros irão desempenhar um papel consultivo e de observação. Durante a reunião geral anual, ou a pedido da D.G., o C.D. poderia examinar qualquer questão relativa à gestão, à implementação, ao desempenho global da estrutura do programa ou qualquer outro ponto de interesse relacionado que tivesse sido apresentado e aprovado na Agenda

Funções específicas

• Fazer recomendações sobre as orientações gerais do programa de acordo com seus metas e objetivos;
• Fazer sugestões sobre a relevância e a utilidade das intervenções;
• Fazer recomendações sobre a qualidade e o andamento das obras;
• Atender a D.G. na identificação das necessidades e possíveis alterações na implementação do programa;
• Assegurar, em colaboração com a D.G., a divulgação e popularização do programa nas áreas afetadas;
• Como parte de seu programa de assistência, realizar consultas com as pessoas e/ou grupos com conhecimento especializado, reconhecido e relevante.
  
  

Frequência das reuniões: o C.D. se reunirá pelo menos duas vezes por ano e / ou reuniões extraordinárias quando seja necessário.

Gestão Organizacional e Tomada de Decisão